Axer Eiendom innkjøpspolicy
Alle ansatte i Axer følger selskapets faste innkjøpsrutiner ved inngåelse av avtaler med nye leverandører.
Generelle Prinsipper
- Det forespørres alltid minst tre leverandører
- Krav om at leverrandører skal være profesjonelle, redelige og pliktoppfyllende
- Krav om å overholde Axer Eiendom AS sine etiske retningslinjer og krav etter åpenhetsloven
Vurderingskriterier:
- Leverandørens renomme, erfaringer, konkursrisiko
- Leveranseevne
- Referanser.
- Leverandørens konsern (mor)
- Privat eller eksternt stilte garantier.
- Leverandøres ESG policy
Avtaler og rammeverk
- Skriftlighet ved kontraktsinngåelse, endringer eller forlengelse
- Uten bindingstid eller pliktig volum / antall timer – alltid løpende oppsigelse om mulig.
- Fortrinnsvis, ved innkjøp av konsulenttjenester benytte kontraktstandarder som 8401, 8402 eller lignende.
Følgende skal alltid fastsettes og defineres i kontrakt
- Volum, kvalitet og tid
- Timepris og budsjettramme og/eller totalt budsjett
- Varslingsrutiner i forkant dersom leverandør ser at budsjettramme ikke holder
- Definert tidsramme og/eller leveranse på kontrakten
- Navngitte personer fra leverandøren som skal kunne belaste prosjektet med betalingsforpliktendetimer samt forhåndsvarsling ved inntreden av nye person
- Møte/oppfølgingsstruktur om nødvendig
Faste avtaler
Axer bruker gjerne en leverandør flere ganger og går ikke på anbud i runde to og tre dersom kostnader, kvalitet og leveranse er i henhold ved første samarbeid samt prising videre er markedsmessig.
Kravspesifikasjon
Følgende minimumskrav gjelder for alle innkjøp (også der rammeavtale foreligger):
Fakturarutiner
- Fakturarutiner med spesifisert faktura hver 14 dag
- A-konto aksepteres ikke
- Forfall på faktura skal minimum være 30 dager, optimalt 45 dager.
- Ansvar og eventuelle grensesnitt
Alle fakturaer skal speile kontraktsvilkårene og minimum inneholde
- Hvilken tjeneste eller vare som er levert
- Navngitte personer i kontrakten som har levert tjenesten
- Hva som er levert per time i tilstrekkelig grad til å verifisere innholdet i arbeidet
- Det skal alltid være oppgitt hvem fra Axer som har bestilt tjenesten eller varen
- Det skal alltid legges ved eller henvises til bestilling eller kontrakt
Fakturaer uten ovenstående betales ikke, men bes kreditert eller oppdatert.